De acuerdo al código de comercio, toda compañía o sociedad deberá por lo menos una vez al año convocar a la asamblea general de socios o accionistas, la cuál deberá realizarse con una antelación de 15 días calendario.

Esta asamblea tiene como objeto la reunión del máximo órgano social de la compañía, con el fin de verificar la situación general de la sociedad, como situación financiera, situación administrativa, y demás problemas o aspectos de interés que debe ser informados a los socios o accionistas. También en la asamblea general los socios o accionistas seleccionan un nuevo administrador o ratifica el existente, al igual sucede con el revisor fiscal y su suplente.

La asamblea general de socios o accionistas se debe realizar al menos una vez al año dentro de los primeros tres meses del año de acuerdo a lo establecido en la ley, reunión que es fijada por el administrador quien deberá informar a todos los socios y accionistas con una antelación de 15 días calendario la fecha de la asamblea.

Es recomendable que las fechas de la asamblea queden establecidos en los estatutos de la sociedad, en falta de este, el artículo 422 del código del comercio establece que si no existiera dentro de los estatutos la fecha de la asamblea general, se deberá efectuar en los tres primeros meses del año siguiente al vencimiento del ejercicio, es decir, se deberá realizar en los meses de enero febrero o marzo del año siguiente a la terminación del período fiscal.

¿Cómo se cuentan los días para la citación a la asamblea?

La citación a la asamblea corresponde a 15 días calendarios corridos a partir del día siguiente en el que se publicó la convocatoria, terminando el día anterior a la fecha de la asamblea, cabe recordar que cuando corresponde asambleas extraordinarias son 5 días calendario, de debe manejar la misma dinámica.

Si la sociedad en sus estatutos establece varios ejercicios contables dentro del mismo año fiscal, se deberá realizar una asamblea ordinaria por cada ejercicio contable.

¿Qué pasa si la asamblea no se reúne dentro del período establecido?

En aquel caso en el que no se fue convocada la asamblea general de accionistas, los socios sí o sí deben reunirse el primer día hábil del mes de abril del año siguiente al cierre fiscal.



¿Para qué se convoca asambleas extraordinarias?

Estas asambleas extraordinarias son convocadas con el fin de tratar temas muy importantes y de urgencia para la sociedad, para dar trámite a situaciones imprevistas que haya tenido.

¿Cómo es el tema de las reuniones en asamblea no presenciales para los socios o accionistas?

El artículo 19 de la ley 222 de 1995 establece que la asamblea puede llevarse a cabo de manera no presencial, siempre y cuando cumpla conté requisitos:

  1. Que todos los socios o miembros de la asamblea puedan deliberar y decidir.
  2. Que la comunicación que se establezca entre ellos sea simultánea o sucesiva.
  3. El método realizado de comunicación debe permitir probar las decisiones tomadas en dicha comunicación, ya sea mediante grabaciones y filmaciones. Cabe aclarar que aunque existan grabaciones y filmaciones, esto no exonera a la sociedad a elaborar las actas de asamblea respectivas.

En conclusión se debe aprovechar las nuevas tecnologías, el fin de poder llegar a todos los socios de la compañía y entre todos poder tomar decisiones en beneficio de la misma, hoy en día existen tecnologías de conexión remota de vídeo conferencia gratuita, como lo son Skype y la misma de Google.

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