El control interno son los mecanismos, reglas y procedimientos que una compañía establece para asegurar la integridad de la información financiera y contable, promover la rendición de cuentas y prevenir el fraude.
Además de cumplir con las leyes y regulaciones y protegerse de los empleados contra el robo o el fraude, los controles internos pueden ayudar a mejorar la eficiencia operativa, esto redundara el que los procesos sean llevados a cabo en buen término.
El control interno es un proceso implementado por la administración y el personal de una entidad, diseñado para proporcionar una seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos en las siguientes categorías:
- Eficacia y eficiencia de las operaciones.
- Fiabilidad de la información financiera.
- Cumplimiento de las leyes, regulaciones y estándares aplicables.
El auditor, como parte de su trabajo es efectuar la revisión de las cuentas anuales, debe conocer, comprender y analizar los procedimientos de control interno de la entidad.
Para hacer esto, debe mantener conversaciones con los jefes de la hacienda pública y la administración, esto con la finalidad de tener la información al día y estar a tono con los requerimientos de control.
Como parte del proceso de auditoría, se realizan pruebas de cumplimiento para verificar que los controles disponibles para la empresa en sus manuales de procedimientos sean reales y aplicados.
El objetivo del control interno es evitar o mitigar los riesgos de error, fraude y error material en los estados financieros.
Cuáles son las aplicaciones del control interno.
Las aplicaciones del control también pueden explicarse por el tipo o la naturaleza de la actividad. Dentro de este grupo podemos mencionar las siguientes actividades
- Segregación de funciones: se encarga de separar las funciones de autorización, custodia y aseguramiento de registros para evitar el fraude o errores por parte de una persona.
- Autorizar transacciones: revisión de las operaciones particulares por una persona apropiada.
- Monitoreo de operaciones: se encarga de observar, revisar la actividad operacional que está en curso.
- Revisiones de alto nivel: Análisis de resultados reales frente a los objetivos o planes de la organización.
Cuál es la importancia del equipo de auditores en el control interno.
La importancia de un auditor dentro de un proceso de control interno reviste en que la opinión del auditor que acompaña a los estados financieros se basa en una auditoría de los procedimientos y registros utilizados para elaborarlos.
Como parte de una auditoría, los auditores comprueban los procesos contables y los controles internos de una empresa y emiten una opinión sobre su eficacia.
¿Existe un estándar en los controles internos?
Decir que los controles internos tienen un estándar o que sean similares en sus procedimientos sería una falacia, pueden tener ciertas similitudes pero nunca iguales, muchas de las filosofías fundamentales con respecto a la integridad financiera y las prácticas contables se han convertido en prácticas de gestión únicas.
Si bien los controles internos pueden ser costosos, los mismos correctamente implementados pueden ayudar a:
- Racionalizar las operaciones.
- Aumentar la eficiencia operativa.
- Además de prevenir el fraude.
Estas tres razones miden la eficiencia del control interno dentro de las empresas e incluso en la hacienda pública.
Los controles pueden ser evaluados y a su vez mejorados para hacer que una operación comercial sea ejecutada de manera más efectiva y eficiente.
Un claro y preciso ejemplo es la automatización de controles que son manuales, para ahorrar costes y mejorar el proceso de las transacciones.
El control interno también puede utilizarse para mejorar sistemáticamente la empresa, en particular en lo que respecta a la eficacia y la eficiencia. De esta manera se obtiene un doble beneficio el cual tributara siempre a favor de la organización.
¿Es realmente eficiente el control interno o es limitado?
Independientemente de las políticas y procedimientos establecidos por una organización, sólo se puede proporcionar una seguridad razonable (variables intervinientes) de que los controles internos son eficaces y de que la información financiera es correcta, es decir todo está sujeto a juicios de la alta gerencia
La efectividad de los controles internos está limitada por el juicio humano. Una empresa a menudo dará al personal de alto nivel (la Gerencia) la capacidad de anular los controles internos ya sea por razones de eficiencia operativa u otros, y los controles internos pueden eludirse mediante estas maniobras.
Necesidad del control previo
Las actividades de control previo tienen por objeto disuadir de que se produzcan errores o fraudes en primer lugar, son los responsables de solicitar la documentación exhaustiva y realizan prácticas de autorización.
Los controles internos suelen comprender actividades de control previo como la autorización, la documentación, la conciliación, la seguridad y la separación de funciones.
Esta función garantiza que ninguna persona esté en condiciones de autorizar, registrar y custodiar una transacción financiera. El control previo se encarga a su vez de dar la autorización de facturas y la verificación de gastos son controles internos.