Para determinar la forma en cómo se puede contabilizar el fondo de imprevistos en una propiedad horizontal, primero debemos saber a qué se refiere este concepto, que no es más que un activo que presenta una destinación específica dentro de los estados financieros. Este rubro debe ser diferenciado en los estados financieros con el fin de no confundirse con los demás fondos o excedentes generados por la copropiedad, que puedan afectar el presupuesto de gastos e ingresos de futuros periodos.
Aquí vamos a estudiar algunas instrucciones para la contabilización de dicho fondo.
- Un primer lineamiento consiste en separar el valor correspondiente a la cuota ordinaria por una parte, y por otra el valor que se asignó al fondo de imprevistos, por lo cual se recomienda utilizar cuentas contables diferentes para separar el rubro de dicho fondo, el cual será destinado con decisión del Consejo de administración o la asamblea de copropietarios.
- Otro lineamiento consiste en registrar tanto la cuota ordinaria como la cuota de imprevistos afectando el estado de situación financiera de la copropiedad en la cuenta de ingresos, esto ayuda a revelar en su presentación a los copropietarios.
- Teniendo en cuenta el lineamiento anterior la contrapartida del ingreso inicialmente se lleva contra un débito de una cuenta por cobrar, una vez el copropietario pague dicho saldo se acredita la cuenta por cobrar debitando igualmente la cuenta de efectivo y equivalentes al efectivo, si se cancela en efectivo se afecta la cuenta de caja, si por el contrario se cancela consignado en la cuenta bancaria de la copropiedad se debita la cuenta de bancos.
- Una vez la asamblea o el consejo de acuerdo a los estatutos autorice la utilización derecho fondo, se debe acreditar la cuenta de efectivo y equivalentes al efectivo, cómo contrapartida se lleva el estado de resultados como gasto, de acuerdo a la destinación que se le haya realizado.
- Por último al cierre del ejercicio contable y del año fiscal sí el fondo no ha sido utilizado en su totalidad, esto genera excedentes al producir mayor recaudo que gasto, por lo que recomendamos que se constituya dentro del patrimonio de la copropiedad una reserva con el fin de separar estos recursos del presupuesto del año siguiente y que éste no se ve afectado.
Es muy necesario qué los copropietarios exijan al revisor fiscal que todas estas transacciones se están generando adecuadamente, el fondo de imprevistos se ha contabilizado independientemente en los estados financieros, y de existir excedente se constituya un patrimonio para el año siguiente.